آسیب‌شناسی سازمانی و تأثیرات عارضه‌یابی

آسیب شناسی سازمانی و تأثیرات عارضه یابی

آسیب‌شناسی سازمانی و تأثیرات عارضه‌یابی را می‌توان فرآیند تحقیق، بررسی و شناخت وضع موجود سازمان، مقایسه با شرایط مطلوب، تعیین نقاط ضعف و قوت سازمان و در ادامه فرصت‌ها و تهدیدات آن بیان نمود.

از طرف دیگر عارضه یابی یا آسیب شناسی می تواند برنامه ریزی و انجام تغییر به منظور تبدیل ضعف‌ها به قوت‌ها و تحلیلی سیستماتیک به منظور امکان سنجی و اجرای پروژه‌های بهبود سازمان در نظر گرفت.

 دیدگاه کلی طرح عارضه یابی سازمانی

از یک دیدگاه کلی طرح عارضه یابی سازمانی بخش‌های زیر را مورد بررسی قرار می‌دهد:

عملکرد سازمان طی سال‌های گذشته

وضعیت جاری و شرایط فعلی سازمان

ظرفیت‌ها و زیرساخت‌ها

شرایط و بافت بیرونی سازمان

به همین منظور در نظر گرفتن استراتژی هزینه‌ها، کنترل و نظارت مستمر جهت این کار و سوابق مربوطه نیز باید به روزآوری شود. برای مثال ازجمله موارد مهمی که به انجام بهتر برنامه‌های آسیب شناسی کمک می کند تشکیل اتاق های فکر و اجرای کارهای تیمی است.

ازجمله پرسش‌هایی که می توان در مبحث آسیب شناسی یا عارضه یابی مطرح نمود عبارت است از:

• چرا تیم مناسب آسیب شناسی در سازمان وجود نداشته است؟
• آیا این عارضه را قبلاً حل نکرده ایم؟
• چرا پیش ازاین متوجه این مشکل مسئله نشده ایم؟
• چرا این آسیب قبلاً وجود نداشته است؟
• چرا هنوز این مسئله یا مشکل وجود دارد؟
• انگیزه های لازم برای حل این عارضه یا آسیب چیست؟
• چگونه شرایط حل آسیب یا مشکل تغییر کرده است؟
• چرا راه حل های مناسبی برای آن انتخاب نشده است؟
• آیا شرایط به وجود آمدن مسئله یا مشکل عوض شده است؟
• قبلاً این مسئله چگونه آسیب شناسی یا عارضه یابی شده است؟

 تجزیه وتحلیل مسائل آسیب شناسی سازمانی

در آسیب شناسی سازمانی ابتدا به موضوع شناخت و تجزیه وتحلیل مسائل پرداخته می‌شود و برای دستیابی به آن مواردی مانند شناخت وضعیت موجود، توسعه درک افراد در مورد ماهیت صحیح مشکلات، رویکرد منظم حل مشکل، تعریف کامل و دقیقی از مسائل قابل بهبود، یافتن و خلق راه حل برنامه ریزی و اجرا، اندازه گیری و استانداردسازی، تشریح ابزارهای مناسب برای تشخیص و تجزیه وتحلیل مسائل و توانمند شدن افراد برای مهارت در فرایندها مورد توجه و بررسی قرارمی گیرد.

شایان ذکر است در عارضه یابی یا آسیب شناسی سازمانی، حوزه توانمند سازها مانند مدیران، سهامداران، کارکنان، شراکت ها، تأمین کنندگان، سیستم ها و روش ها، فرایندها، مشتریان و حوزه نتایج کلیدی عملکرد مانند اثربخشی، کارایی، مسئولیت اجتماعی، نوآوری، سودآوری، کیفیت، قابلیت انعطاف و فناوری، کیفیت زندگی کاری و بهره وری مورد بررسی، تجزیه وتحلیل و بهبود قرار می گیرد.

لازم به توضیح است به منظور شناسایی و بهبود حوزه‌های آسیب شناسی و حذف، کاهش و بهبود آسیب‌ها، سازمان نسبت به شناخت وضعیت موجود یعنی آنالیز S.W.O.T اقدام می نماید.

نقاط قوت، ضعف ها، فرصت ها و تهدیدات یا خطرات هستند.

طرح ریزی یک سازمان

در بحث آسیب شناسی یا عارضه یابی، طرح ریزی یک سازمان باید به گونه‌ای باشد که مسائل قبلی، فعلی و آتی را مدنظر قرار دهیم و بتوانیم از منابع موجود، در راستای دستیابی به اهداف سازمان، بهره برداری و استفاده شایسته به عمل آوریم.

همان طور که می دانیم برنامه‌های توسعه سازمان از آسیب شناسی یا عارضه یابی سرچشمه می‌گیرند و دربرگیرنده برنامه‌های عملیاتی خاص، با هدف حل مسئله و بهبود عملکرد سازمان می‌باشند. ازجمله این موارد عارضه یابی مسئله محور و عارضه یابی توسعه محور هستند که در زیر به تعریف آنها اشاره شده است:

الف) عارضه‌یابی مسئله محور، یعنی سازمان با مسئله خاصی مواجه است و به دنبال راهبردها و راهکارهای حل آن است.

ب) عارضه یابی توسعه محور، یعنی اینکه سازمان با مسئله یا مشکل خاصی روبرو نیست و بنابراین کارکرد سازمان را مطالعه و بررسی می‌کند تا مواردی را که هم اکنون یا در آینده قابل بهبود هستند را مورد توجه قرار دهد. نتایج و پیامدهایی که سهامداران، مدیران، مشاورین و سایر منابع انسانی سازمان از عارضه یابی انتظار دارند عبارت اند از:

• تعیین نقاط ضعف و قوت، فرصت و تهدید و اولویت بندی آنها.
• تجزیه وتحلیل دقیق ساختارها، فرآیندها، اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود عملکرد آن.
• علل تاخیرات پروژه‌های سازمان و بهبود آنها.
• بهبود جانمایی بخش ها، ایستگاه ها، ماشین آلات و تجهیزات سازمان.
• تعیین میزان سهم بازار سازمان و سهم رقبای داخلی و خارجی.
• محاسبه شاخص‌های بهره وری.
• تعریف و اجرای پروژه های بهبود.

عارضه یابی یا آسیب شناسی سازمانی

آسیب شناسی سازمانی را می‌توان فرآیند تحقیق، بررسی و شناخت وضع موجود سازمان، مقایسه با شرایط مطلوب، تعیین نقاط ضعف و قوت سازمان و در ادامه فرصت‌ها و تهدیدات آن بیان نمود.

از طرف دیگر عارضه یابی یا آسیب شناسی می تواند برنامه ریزی و انجام تغییر به منظور تبدیل ضعف‌ها به قوت ها و تحلیلی سیستماتیک به منظور امکان سنجی و اجرای پروژه‌های بهبود سازمان در نظر گرفت.

اما از یک دیدگاه کلی طرح عارضه یابی سازمانی بخش‌های زیر را مورد بررسی قرار می‌دهد:

عملکرد سازمان طی سال‌های گذشته

وضعیت جاری و شرایط فعلی سازمان

ظرفیت‌ها و زیرساخت‌ها

شرایط و بافت بیرونی سازمان

به همین منظور در نظر گرفتن استراتژی هزینه‌ها، کنترل و نظارت مستمر جهت این کار و سوابق مربوطه نیز باید به روزآوری شود. برای مثال ازجمله موارد مهمی که به انجام بهتر برنامه‌های آسیب شناسی کمک می‌کند تشکیل اتاق‌های فکر و اجرای کارهای تیمی است.

ازجمله پرسش‌هایی که می‌توان در مبحث آسیب شناسی یا عارضه یابی مطرح نمود عبارت است از:

• چرا تیم مناسب آسیب شناسی در سازمان وجود نداشته است؟
• آیا این عارضه را قبلاً حل نکرده ایم؟
• چرا پیش ازاین متوجه این مشکل مسئله نشده ایم؟
• انگیزه های لازم برای حل این عارضه یا آسیب چیست؟
• چگونه شرایط حل آسیب یا مشکل تغییر کرده است؟
• چرا راه حل های مناسبی برای آن انتخاب نشده است؟

شایان ذکر است در عارضه یابی یا آسیب شناسی سازمانی، حوزه توانمند سازها مانند مدیران، سهامداران، کارکنان، شراکت‌ها، تأمین کنندگان، سیستم‌ها و روش‌ها، فرایندها، مشتریان و حوزه نتایج کلیدی عملکرد مانند اثربخشی، کارایی، مسئولیت اجتماعی، نوآوری، سودآوری، کیفیت، قابلیت انعطاف و فناوری، کیفیت زندگی کاری و بهره‌وری مورد بررسی، تجزیه وتحلیل و بهبود قرار می‌گیرد.

• شناسایی و بهبود حوزه‌های آسیب شناسی

لازم به توضیح است به منظور شناسایی و بهبود حوزه‌های آسیب شناسی و حذف، کاهش و بهبود آسیب‌ها، سازمان نسبت به شناخت وضعیت موجود یعنی آنالیز S.W.O.T اقدام می نماید.

نقاط قوت، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدات یا خطرات هستند.

در بحث آسیب شناسی یا عارضه یابی، طرح ریزی یک سازمان باید به گونه ای باشد که مسائل قبلی، فعلی و آتی را مدنظر قرار دهیم و بتوانیم از منابع موجود، در راستای دستیابی به اهداف سازمان، بهره برداری و استفاده شایسته به عمل آوریم.

همان طور که می دانیم برنامه‌های توسعه سازمان از آسیب شناسی یا عارضه یابی سرچشمه می‌گیرند و دربرگیرنده برنامه‌های عملیاتی خاص، با هدف حل مسئله و بهبود عملکرد سازمان می باشند.

الف) عارضه یابی مسئله محور، یعنی سازمان با مسئله خاصی مواجه است و به دنبال راهبردها و راهکارهای حل آن است.

ب) عارضه یابی توسعه محور، یعنی اینکه سازمان با مسئله یا مشکل خاصی روبرو نیست و بنابراین کارکرد سازمان را مطالعه و بررسی می‌کند تا مواردی را که هم اکنون یا در آینده قابل بهبود هستند را مورد توجه قرار دهد. نتایج و پیامدهایی که سهامداران، مدیران، مشاورین و سایر منابع انسانی سازمان از عارضه یابی انتظار دارند .

تایج و پیامدهایی که سهامداران، مدیران، مشاورین و سایر منابع انسانی سازمان از عارضه یابی انتظار دارند

• تعیین نقاط ضعف و قوت، فرصت و تهدید و اولویت بندی آنها.
• تجزیه وتحلیل دقیق ساختارها، فرآیندها، اهداف و استراتژی‌های سازمان و بهبود عملکرد آن.
• علل تاخیرات پروژه‌های سازمان و بهبود آنها.
• بهبود جانمایی بخش ها، ایستگاه ها، ماشین آلات و تجهیزات سازمان.
• تعیین میزان سهم بازار سازمان و سهم رقبای داخلی و خارجی.
• محاسبه شاخص‌های بهره وری.
• تعریف و اجرای پروژه های بهبود.