سازمان‌دهی برای موفقیت 2
اجازه ندهید اتفاقات حکم کنند؛ روزتان را کنترل کنید
اکبر عباسی مشاور، کوچ و منتور مدیریت؛ مدیرمسئول انتشارات پیک مشاور
اجازه ندهید اتفاقات حکم کنند؛ روزتان را کنترل کنید، آیا تاکنون با این وضعیت مواجه شده‌اید که وقتی سرِکار می‌روید، کنترلی روی شرایط ندارید و روزتان شما را کنترل می‌کند؟ برای تبدیل‌شدن به یک مدیر اثرگذار، باید فعالتر بود؛ مدیری بسیار صبور، ثابت‌قدم و باانضباط.
کم کردن سرعت:
تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و ملاقات متعدد، باعث کاهش سرعت انجام همان کاری که به‌آسانی می‌توانیم محقق کنیم، خواهند شد. یک مدیر موفق تلاش می‌کند قبل از برداشتن تلفن، تماس خود را برنامهریزی کنید. قبل از شروع به نوشتن و ارسال ایمیل، آن را طرحریزی و برای پیشبرد ملاقات خود یک دستور کار ایجاد کنید.
توقف انجام بیدرنگ کارها:
نامطلوب‌ترین اتفاقی که هرروز تجربه می‌کنید، انجام کارها در همان لحظه‌ای است که کسی از شما میخواهد آن را پیگیری کنید. تفکر درباره کارهای جدید را جدی بگیرید تا مناسب‌ترین تصمیم را بگیرید اما به یاد داشته باشید که تا جایی که می‌توانید کارهای بیهوده و فاقد اثربخشی را متوقف کنید. این کار تعداد وظایفی را که روزانه و به‌صورت اثرگذار به اتمام می‌رسانید، بهبود خواهد بخشید.
میزان روابط خود را کاهش دهید:
هنگامی‌که صبح کاری شروع می‌شود، یک همکار شما را با صحبت کردن مشغول می‌کند. این صحنه را تصور کنید. یک فرد موفق در مواجهه با چنین رویدادی، پیشنهاد می‌کند که صحبت در وقت دیگری انجام شود. لازم است همه کسانی که رابطه کاری با ما دارند بدانند، ساختار ارتباطی باید دارای کیفیت بالایی باشد؛ کمیت ارتباطات اصلاً مهم نیست. اگر هرروز زمانی را برای برقراری و توسعه ارتباطات باکیفیت صرف کنیم و در زمان مناسبی را به گوش دادن صحبت‌های همکاران و اطرافیان اختصاص دهید، کیفیت روابط کاری‌تان بهبود خواهد یافت.
فعالیت‌ها و وظایف مشابه را دسته‌بندی کنید:
یک فرد موفق زمانی را در هرروز برای کار بر روی فعالیت‌های مشابهی که باید به انجام برساند، اختصاص می‌دهد و با این کار انضباط شخصی را در زندگی کاری خود توسعه می‌دهد. یک مدیر موفق تلاش می‌کند صدای اطلاع دهنده پست الکترونیکی و شبکه‌های اجتماعی را خاموش کند و تمام نامه‌های الکترونیکی و پیام‌های خود را فقط یک‌بار و در زمان مشخص پاسخ دهد. پاسخ دادن مداوم به ایمیل و پیام‌های دریافتی از شبکه‌های اجتماعی، زمان شما را خواهد کشت. در آخر وقت کاری، گزارشی از کارهای انجام‌شده خود را جمع‌بندی کنید و بررسی کنید که آیا می‌توانستید کارهایتان را بهتر دسته‌بندی کنید؟شرایط را کنترل کنید.اجازه ندهید اتفاقات حکم کنند؛ روزتان را کنترل کنید.
تصمیم‌گیری را به دیگران محول کنید:
اگر خودتان به‌تنهایی همه تصمیمات را بگیرید مانع از رشد و توسعه مهارت‌های افراد خواهید شد. سعی کنید برخی تصمیم‌گیری‌ها را به دیگران واگذار کنید و اجازه دهید کارکنان تا پایین‌ترین سطح سازمان درگیر تصمیم‌گیری شوند.
روش برقراری ارتباط خود را بهبود ببخشید:
به‌منظور ایجاد ارتباط صمیمانه با کارکنان، در موقع توضیح در خصوص اهداف سازمان و هر چیز دیگر، به‌جای واژه «شما» از واژه «ما» استفاده نمایید. بیان کلماتی مانند «شرکت ما»، «آینده کاری ما»، «موفقیت ما» و «مشتریان ما» در کارکنان اعتماد و انگیزه ایجاد می‌کند. اجازه ندهید اتفاقات حکم کنند؛ روزتان را کنترل کنید
در یک زمان فقط یک کار انجام دهید:
تلاش کنید تا تمام تمرکز و توجه خود را برای انجام یک فعالیت به کار بگیرید. تمرکز روی فقط یک کار، موجب صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری شده و اشتباهات به‌شدت کاهش یابد. تماس‌های تلفنی و پیام‌های ایمیلی را تا زمانی که کارهایتان به اتمام نرسیده است، کنار بگذارید.
این موضوع ارتباطی چندانی با تعداد کاری که در یک روز انجام میدهید، ندارد؛ بلکه موجب خواهد شد تا تعداد کاری که به اتمام می‌رسانید افزایش یابد. برای موفق شدن، باید بدانید که برای هر چیزی زمان و مکانی وجود دارد. برنامه‌ریزان موفقِ زمان، دریافتهاند که همه‌چیز به انضباط شخصی شما بستگی دارد.
این سلسله مقالات به‌گونه‌ای طراحی شده است که مستقل از هم قابل بهره‌برداری بوده و برای تمام کسانی که می‌خواهند ضمن کارآمدتر بودن، امور بیشتری را در زمان کمتر انجام داده و در زندگی خود تعادل بیشتری داشته باشند مفید است. این مقالات در آینده به‌صورت کتاب چاپ و منتشر خواهد شد.