در مقاله سازمان‌دهی برای موفقیت، در نظر دارم سلسله مقالاتی را به‌صورت دنباله‌دار به‌منظور فراهم آوردن راهنماییها، راهکارها؛ ایدهها و استراتژی‌هایی که می‌توانید آنها را به کار گرفته و پیشرفت قابل‌اندازه‌گیری و سریعی را در محل کار و زندگی تجربه کنید، ارائه کنم. این سلسله مقالات به شما کمک خواهند کرد از هر سیستمی که هم‌اکنون استفاده می‌کنید، بهره‌مند شوید و پیشرفت را تجربه کنید.
در دوره‌های آموزش مدیریت، بارها در مورد توانایی مدیریت زمان و تحول زندگی صحبت میشود و در اغلب موارد راه‌کارهای ارائه‌شده کاربردی نیست. چراکه در این آموزش‌ها از ما می‌خواهند که برخلاف جریان آب شنا کنیم و من در این سلسله مقالات می‌خواهم تکنیک‌هایی را ارائه دهم. که بتوانیم در یک زندگی عادی و واقعی با جریان آب حرکت کنیم نه برخلاف آن؛ اما ساختار و انضباط را به آن بیفزاییم.
در سلسله مقالات سازمان‌دهی برای موفقیت می‌خواهم شما را به استفاده بهتر از زمان ترغیب کنم تا بتوانید در زندگی و کار خود به این سؤالات پاسخ دهید:
- چرا این کار را انجام می‌دهیم؟
- چه‌کاری انجام می‌دهیم؟
- چه زمانی این کار را انجام می‌دهیم؟
و برای ورود به این مسیر لطفاً این سه مرحله را دنبال کنید:
۱- زمان خود را برای یک هفته مرور کنید
با مرور کارهایی که در زندگی و محل کار انجام داده‌اید و ثبت دقیق آنها اطمینان دارم که متعجب خواهید شد؛ آنچه شما را متعجب خواهد کرد مدت‌زمانی است که به انجام وظایف و فعالیت‌هایتان اختصاص می‌دهید.
۲- یافته‌هایتان را تجزیه‌وتحلیل کنید
فعالیت‌های غیرضروری را شناسایی کرده و آنها را کنار بگذارید.
۳- زمانی را که می‌توانید برای وظایف و فعالیت‌های مهم و باارزش کنار بگذارید، پیدا کنید
گاهی وظایف و فعالیت‌های مهم ما به خاطر مواردی نسبتاً کم‌اهمیت‌تر و یا حتی غیرضروری به تعویق می‌افتند.
نکته مهم در این بررسی این است که موقعِ مرور فعالیت‌های یک هفته و تعیین زمان صرف شده. باید معیارهایی برای تعیین اهمیت این فعالیت‌ها تعیین کنید و در نظر داشته باشید که شما چه وظایفی را به عهده دارید، هر فعالیت واقعاً در چه زمانی بایست انجام شود و اینکه برای اتفاقات برنامه‌ریزی نشده نیز معیاری در نظر گرفته شود.
از این به بعد در پایان هر هفته از خود بپرسید: چه کاری را برای هفته آینده می‌توانم بهتر انجام بدهم؟
نکته مهم در سلسله مقالات سازمان‌دهی برای موفقیت این است که آگاه باشید استفاده بهتر از زمان به دو صورت امکان‌پذیر است:
- بهبود مهارت‌های مدیریت زمان
- آموزش به دیگران
برای اینکه در این مسیر بتوانید عملکرد بهتری داشته باشید. توصیه می‌کنم زمانی که به این سؤال پاسخ دادید «چه کاری را برای هفته بعد می‌توانم بهتر انجام بدهم». احتمالاً در هفته اول تعداد گزینه‌هایی که می‌توانید بهتر از قبل انجام دهید زیاد خواهد بود اما شما فقط ۲ یا ۳ مورد را برای هفته بعد انتخاب کنید. فقط بر روی آنها کار کنید تا زمانی که به یک عادت تبدیل شوند و در مرحله بعد ۲ یا ۳ مورد دیگر را انتخاب کنید و تا زمانِ تبدیل آنها به عادت، فعالیت خود را ادامه دهید.
این سلسله مقالات به‌گونه‌ای طراحی شده است که مستقل از هم قابل بهره‌برداری بوده و برای تمام کسانی که می‌خواهند ضمن کارآمدتر بودن، امور بیشتری را در زمان کمتر انجام داده و در زندگی خود تعادل بیشتری داشته باشند مفید است. این مقالات در آینده به‌صورت کتاب چاپ و منتشر خواهد شد.
نویسنده مقاله: اکبر عباسی مشاور، کوچ و منتور مدیریت؛ مدیرمسئول انتشارات پیک مشاور