همه کارها را خودتان انجام ندهید؛ دیگران را آموزش دهید

همه کارها را خودتان انجام ندهید؛ دیگران را آموزش دهید

.سازمان‌دهی برای موفقیت (۳)

همه کارها را خودتان انجام ندهید؛ دیگران را آموزش دهید.

نویسنده اکبر عباسی. مشاور، کوچ و منتور مدیریت؛ مدیرمسئول انتشارات پیک مشاور

امروزه یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی، توانایی آموزشِ دیگران است. آموزش ازجمله مهارت‌های دشوار و مغفول واقع شده است. چراکه برای به دستیابی به موفقیت در این زمینه، به‌شدت نیاز به پیوستگی و تداومِ توأم با حوصله و تلاش فراوان وجود دارد. امروزه صبر و حوصله برای دستیابی به موفقیت یکی از حلقه‌های مفقوده‌ای است. زندگی پرسرعت و به‌شدت متغیر امروزی به‌شدت به آن نیاز دارد.

زمانی مشاوره مدیریت مجموعه‌ای را به عهده گرفتم که علیرغم مأموریت‌های بسیار حساس و مهم. کارکنانی در آن مجموعه به خدمت گرفته بودند که فاقد مهارت‌های لازم برای انجام کارها در سطح مورد انتظار بودند. می‌دیدم که مدیر مربوطه برای اینکه بتواند به مجموعه‌های بالادستی خود پاسخگو باشد، از صبح علی‌الطلوع تا نیمه‌شب، بسیاری از کارها را خود سروسامان می‌داد و وقتی با این مدیر عزیز صحبت می‌کردم این‌طور باور داشت که اگر او نباشد هیچ کاری انجام نخواهد شد (و حقیقت هم همین بود). خود را مؤثرترین فرد مجموعه قلمداد می‌کرد و از این وضعیت لذت می‌برد؛ و البته کارکنان هم از این شرایط لذت می‌بردند و به این وضعیت عادت کرده بودند.

واقعیت این است که اگر مدیر بهترین مهارت‎ها را داشته باشد اما وجود همکارانی با توانایی‎های ضعیف، زندگی را برای او مشکل خواهند کرد.

در اینجا ۴ پیشنهاد ارائه می‌شود:

حل مشکلات و سؤالات

هنگامی‌که با یک گزارش مشکل‌دار مواجه می‌شوید و یا کارکنانتان برای حل یک مشکل یا ارائه یک سؤال نزد شما می‌آیند، باید بدانید که این یک فرصت آموزشی است. اگر به‌سرعت دست‌به‌قلم شده مشکل گزارش را حل کنید و یا سؤالشان را پاسخ دهید یا مشکلشان را حل کنید. این حلقه بارها و بارها تکرار خواهد شد. آنها دوباره بازخواهند گشت و تقریباً همان سؤالات را خواهند پرسید و همان مشکلات دوباره و صدباره تکرار خواهد شد. در این وضعیت از آنها بخواهید:

• به‌طور واضح و مشخص مشکل یا سؤال خود را تعریف کنند.
• تلاش‌هایی را که قبلاً انجام داده‌اند، توضیح دهند.
• پاسخی را که فکر می‌کنند درست است، به شما بگویند.

و درنهایت نحوه حل مشکل و اقدامی را که انجام می‎دهید به آن‎ها نشان دهید. آنها قطعاً چیزهایی از پاسختان می‎آموزند. این را پذیریم که مردم دوست دارند مسائل و موارد جدیدی را یاد بگیرند.

استفاده از بهتر از تلفن هوشمند (همه کارها را خودتان انجام ندهید؛ دیگران را آموزش دهید)

امروزه امکانات فراوانی برای داشتن یک زندگی کاری مدرن در تلفن‌های هوشمند وجود دارد که می‌توان برای برنامه‌ریزی کارها و جلسات، یادآوری رویدادها، استفاده و بهره‌برداری بهتر از زمان، به اشتراک‌گذاری نتایج کارها و حتی برگزاری جلسات مجازی و مستندسازی رویدادها از آن بهره برد و یک مدیر موفق می‌تواند از این ظرفیت در سازمان خود ه بهترین نجو ممکن بهره‌برداری نماید.

استفاده از این فناوری حتی می‌تواند هزینه سازمان را هم در حد قابل‌ملاحظه‌ای کاهش دهد.

آموزش گزارش‌نویسی (همه کارها را خودتان انجام ندهید؛ دیگران را آموزش دهید)

در یک سازمان بدون در نظر گرفتن اندازه آن وظایف سازمانی در قالب فرایندهایی انجام می‌شوند. که نتیجه اغلب اقدامات اداری در قالب فرم‌ها و گزارش‌ها ظاهر می‌شوند .لذا آموزش نحوه تکمیل فرم‌ها و چگونگی ارائه نتیجه کارها در قالب گزارش کمک شایانی به مدیر و کارکنان سازمان خواهد کرد تا نتایج با کیفیت بهتری ارائه شده و مدیر درگیر تصحیح و تکمیل گزارش‌ها نگردد.

در این شرایط می‌توانید از ایمیل، اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها بیشترین بهره‌برداری را داشته باشید. قطعاً اگر با نگرش سیستمی به سمت سیستم سازی در سازمانتان حرکت کنید روی خوش زندگی را نیز تجربه خواهید کرد.

برقراری ارتباط بهتر با دیگران

تعامل با مراجعه‌کنندگان، همکاران و مدیران یکی از مهم‌ترین فرایندهایی است؛ که در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد و بسته به اینکه مأموریت سازمان چیست؟ این تعاملات می‌توانند حتی به‌عنوان اصلی‌ترین جنبه کاری سازمان خود را نشان دهند. لذا آموزش نحوه برقراری ارتباط مؤثر با سایرین یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های یک مدیر است. که می‌تواند به افزایش بهره‌وری سازمانی و کاهش مراجعات مستقیم به مدیر مؤثر باشد.

همه کارها را خودتان انجام ندهید؛ دیگران را آموزش دهید. امروزه یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی، توانایی آموزشِ دیگران است.

در این سلسله مقالات به سرفصل‌ها اشاره دارم و سلسله مقالات به‌گونه‌ای طراحی شده است؛ که مستقل از هم قابل بهره‌برداری بوده و برای تمام کسانی که می‌خواهند ضمن کارآمد‎تر بودن، امور بیشتری را در زمان کمتر انجام داده و در زندگی خود تعادل بیشتری داشته باشند مفید است. این مقالات در آینده به‌صورت کتاب چاپ و منتشر خواهد شد.